Понятие служебной командировки и служебной поездки приведено в статье 166 Трудового Кодекса РФ. Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. На практике к таковым принято относить проводников пассажирских поездов, работников почтовых вагонов, стюардесс, членов экипажа морских и речных судов и т.п. Поскольку перечень работ, профессий, должностей этих работников также законодательно не предусмотрен, его также определяет работодатель. Так, Минфин России в Письме от 29.08.2006 N 03-03-04/1/642 сообщил, что размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанные в ст. 168.1 Налогового Кодекса РФ, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Основные правила оформления направления работника в командировку по территории Российской Федерации изложены в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (согласно ст.423 Трудового кодекса Российской Федерации документ действует в части, не противоречащей этому Кодексу). В п.2 данной Инструкции указано, что направление работников в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения. По усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом. Формы этих документов, в частности форма Т-10 "Командировочное удостоверение", утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. При однодневных командировках допускается командировочное удостоверение не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
Для служебной поездки формы таких документов статистическим ведомством не разработаны. В данной ситуации предприятие может утвердить в Учетной политике оформление служебных поездок имеющимися документами Госкомстата или разработать собственные формы, в которых должны присутствовать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете от 21.11.1996 № 129-ФЗ.
Минфин России Письмом от 06.12.2002 N 16-00-16/158 "О порядке документального оформления служебных командировок" сообщил, что организация может издать приказ (распоряжение или иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. По мнению Минфина России, параллельное составление приказа и оформление командировочного удостоверения по одному факту хозяйственной деятельности нецелесообразны. Поэтому организация сама определяет, при каких командировках какие документы оформлять для подтверждения факта командирования работника. Это также относится к однодневным и зарубежным командировкам. Аналогичный подход можно использовать для оформления служебных поездок.
При оформлении командировки по территории Российской Федерации можно издать приказ руководителя о командировании (форма N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" или N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку") и (или) выписать командировочное удостоверение (форма N Т-10 "Командировочное удостоверение"), а также служебное задание на командировку (форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении"). В приказе указываются следующие реквизиты: фамилия, имя и отчество командируемого работника, предполагаемая дата выезда в служебную командировку, дата возвращения из служебной командировки или планируемый срок командирования.
При направлении работника в командировку за пределы Российской Федерации оформляются приказ руководителя о командировании (форма N Т-9 или N Т-9а) и служебное задание на командировку (форма N Т-10а). При командировке за границу командировочное удостоверение необязательно, так как подтвердить пересечение границы работником при командировке в страну с визовым режимом въезда возможно иными документами. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. Ксерокопию его страниц с отметками о пересечении границы работник прикладывает по возвращении из командировки к своему авансовому отчету. Время пребывания работника в зарубежной командировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по соответствующим отметкам в заграничном паспорте.
При поездке в страны ближнего и дальнего зарубежья с безвизовым режимом (в страны - участницы Таможенного союза, на границе с которым таможенный контроль отменен) организациям также можно не оформлять командировочные удостоверения, опираясь на указанные разъяснения Минфина России. Поскольку визы в паспорте и отметки пограничников при этом отсутствуют, срок командировки подтверждается приказом и проездными документами.
Если в организации решено не оформлять командировочное удостоверение, то основанием для выплаты суточных служат проездные документы и приказ о командировании работника. В противном случае на основании служебного задания (форма N Т-10а) или приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9) кадровая служба выписывает работнику командировочное удостоверение (форма N Т-10). Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре при направлении работника в командировку по территории Российской Федерации и в зарубежные страны. Оно является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в месте командировки (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать в командировочном удостоверении отметку о прибытии и убытии. Отметки заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью, которая обычно используется в хозяйственной деятельности организацией для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица (п.6 Инструкции N 62).
Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных организацией расходов, а для работника - подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов. Во избежание тяжб с контролирующими органами следует оформлять данный документ очень тщательно. Личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения. Если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, то удостоверение может быть признано недействительным и приведет к спору с налоговым инспектором при выплате суточных работнику.
Таким образом, организация может издать приказ, в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. Этот перечень можно закрепить также в локальном нормативном акте, например в положении о командировках. Причем на основании Письма N 16-00-16/158 организация сама определяет, какие документы оформлять для подтверждения факта командирования работника.
В заключение обращаю внимание на то, что при оформлении командировки следует учитывать, что ее продолжительность не должна превышать 40 дней (п. 4 Инструкции N 62).
Ведущий аудитор
Л.Б. Колесниченко | 
