Вопрос: Сотрудница организации использует автомобиль, принадлежащий ей на праве собственности, для производственных целей, но расходы, возникающие в связи с производственной эксплуатацией автомобиля (в том числе расходы на оплату топлива), производит за свой счет. Возмещаются ли эти расходы сотруднику?
Вправе ли организация учесть в целях исчисления налога на прибыль компенсацию, выплачиваемую работнику, использующему личный автомобиль в служебных поездках? Какие документы подтверждают расходы в виде компенсационных выплат для целей налогообложения?
Ответ: Данные затраты (в том числе на оплату топлива) сотруднику могут быть возмещены организацией. Статьей 188 ТК РФ установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.
Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" утверждены нормы расходов в виде компенсаций за использование личных автомобилей.
легковые автомобили с
рабочим объемом двигателя (рублей в месяц)
до 2000 куб. см включительно - 1200
свыше 2000 куб. см - 1500
мотоциклы - 600.
Как разъяснили налоговики в письме УФНС по Москве от 22 февраля 2007 г. N 20-12/016776 расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях налогообложения прибыли только в тех случаях, когда их работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и в пределах законодательно установленных норм. Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором указаны размеры компенсации.
Для получения компенсации работники, использующие личный транспорт для служебных поездок, представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке.
Бухгалтерии организации необходимо регулярно заполнять путевой лист легкового автомобиля (типовая межотраслевая форма N 3 утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78), где следует отражать маршрут движения, километраж, расход бензина и другие характеристики. Этот документ является первичным документом, который может быть использован для подтверждения использования сотрудником данного автомобиля только в производственных целях.
По мнению налоговиков в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, ремонт). Поэтому дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения.
Кроме того, за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не должна выплачиваться.
Министерство Финансов РФ в своем письме от 16 ноября 2006 г. N 03-03-02/275 высказало свою точку зрения по данному вопросу. По мнению Минфина, работнику компенсация за использование в служебных целях личного автотранспорта выплачивается исходя из фактически произведенных расходов на основании представленных первичных документов. Что касается норм расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92, то указанные нормы применяются организациями только при исчислении налога на прибыль и никоим образом не влияют на фактический размер компенсации, выплачиваемой работнику.
Относительно вопроса обложения НДФЛ компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях, если сумму компенсации предприятие устанавливает самостоятельно и ее размер превышает вышеупомянутые нормы, надо отметить, что установления специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей обложения налогом на доходы физических лиц Кодексом не предусмотрено. Официальная позиция законодательных и контролирующих органов заключается в том, что использование в этих целях норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, утвержденных вышеупомянутым Постановлением от 8 февраля 2002 г. N 92, не противоречат положениям п. 3 ст. 217 НК РФ, согласно которым, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). (см. Письмо УФНС России по г. Москве от 28.08.2007 N 28-17/1269). Эту позицию разделяет и Минфин России (см. Письмо от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192).
Альтернативная позиция заключается в том, что в данной ситуации оснований для уплаты НДФЛ нет (ст. ст. 209, 210 НК РФ). Таким образом, компенсация, которая выплачена работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, не облагается НДФЛ в размере, согласованном с работодателем. Но данную позицию скорее всего придется отстаивать в суде. Положительные решения для налогоплательщиков были приняты в арбитражных судах (см. Постановления ФАС Северо-Западного округа от 23.01.2006 N А26-6101/2005-210, ФАС Северо-Кавказского округа от 17.04.2007 N Ф08-4799/2006-2035А).
Ведущий аудитор
Колесниченко Л.Б. | 
