Вопрос: Какие документы необходимы для принятия к учету затрат на мобильную (сотовую) связь в качестве расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль?
Ответ: В соответствии с положениями п.1 ст.252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Таким образом, для признания затрат на предоставленные работникам Организации услуги мобильной (сотовой) связи в качестве расходов, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль, Организации необходимо доказать, что работникам, которые пользуются сотовой связью, она необходима в работе.
Выражая свое профессиональное мнение, считаем, что для соблюдения требований о наличии документального подтверждения расходов и их экономической оправданности Организации необходимо иметь следующие документы:
● внутренний распорядительный документ Организации (приказ, распоряжение), определяющий перечень работников (с указанием их должностей), имеющих право пользования служебными мобильными телефонами с указанием соответствующих причин (например: разъездной характер выполняемой сотрудником работы, отсутствие у сотрудника оборудованного стационарного рабочего места);
● должностные инструкции вышеупомянутых работников, определяющие их служебные обязанности (имея в виду обстоятельства, связанные со спецификой их служебной деятельности, являющиеся подтверждением необходимости использования ими мобильной связи);
● договор с оператором сотовой связи (следует иметь в виду, что если договор заключен от имени физического лица - работника организации, то расходы на мобильную связь не учитываются для целей исчисления налога на прибыль как экономически неоправданные (п. 49 ст. 270 НК РФ). В этом случае можно рекомендовать организациям перезаключить договор с оператором сотовой связи на саму организацию);
● выставленные оператором связи счета к оплате за предоставленные услуги с детализацией телефонных разговоров (указанием номеров абонентов и стоимости каждого из звонков);
● договора с клиентами (контрагентами) и иные документы, касающиеся производственной деятельности Организации, в которых зафиксированы (указаны) номера контактных телефонов, по которым работниками Организации осуществлялись звонки с мобильных телефонных аппаратов.
В том случае, если для осуществления своей служебной деятельности работнику приходилось пользоваться собственным мобильным телефоном, а Организация намерена возместить ему соответствующие расходы, то помимо вышеперечисленных документов считаем необходимым наличие:
● соответствующего положения (условия), закрепленного в трудовом договоре с работником Организации;
● заявления работника с просьбой выплатить ему компенсацию в возмещение произведенных расходов, содержащего обоснование необходимости использования мобильной связи, описание цели разговора и наименование Организации, с представителем которой он проводился;
● распоряжения руководителя Организации (либо иного должностного лица, письменно уполномоченного на то руководителем Организации) об оплате стоимости разговора по мобильному телефону.
В соответствии со ст.188 Трудового Кодекса Российской Федерации размер компенсационных выплат в возмещение произведенных работником расходов на услуги сотовой связи должен определяться соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Считаем, что для налогообложения налогом на прибыль:
● при нерегулярном (эпизодическом) использовании личного телефона работника в служебных целях величина компенсации не должна превышать фактических расходов на проведение служебных переговоров (суммарной стоимости звонков, осуществленных в производственных целях) с использованием личного мобильного телефона;
● при регулярном (систематическом, ежедневном) использовании личного телефона работника в служебных целях допустимо увеличение суммы выплачиваемой работнику компенсации на расчетную величину амортизации мобильного телефонного аппарата (величину амортизации, которая начислялась бы ежемесячно по указанному имуществу в том случае, если оно принадлежало бы самой Организации).
При учете расходов на мобильную связь следует обратить внимание на наличие самих телефонных аппаратов. Данные аппараты могут быть приобретены организацией и учтены на балансе в качестве основных средств либо в качестве материально-производственных запасов с обеспечением надлежащего учета этих объектов.
Либо для выполнения работником должностных обязанностей он может с согласия или с ведома работодателя использовать свой собственный сотовый телефон.
В этом случае правоотношения между работником и работодателем могут быть оформлены следующим образом:
- путем заключения с работником договора аренды сотового телефона;
- путем внесения в трудовой договор условия о том, что работник использует собственный сотовый телефон для исполнения своих должностных обязанностей;
- путем заключения договора безвозмездного пользования сотовым телефоном.
Ведущий аудитор
Светлаева М.Л.
| 
